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如何衡量你企业办公环境的优劣?

2015-3-26 8:20:55

信息内容
老板不会对无价值的改善有兴趣”,富士康近期邀请了台湾国立科技大学研究工效学的李永辉教授,专门成立了人因工程中心,运用工效学的相关知识来改善工厂员工的工作状态。
 
该中心针对富士康的工作地与办公室环境,实施了许多关于工作负荷分析、人因性风险评估、产品品质改善、职业伤害风险下降、办公室人因改善、效率提升等方面的改善和设计项目,帮助工人在保证健康、舒适、安全环境的同时,提高工作效率。例如,为降低工人腿部疲劳,增加了地板的柔软性。
 
不仅仅是富士康,在这之前,一部分企业也开始意识到工效学在管理中的应用。
 
例如,不少公司会选择使用一些符合人体工程学的办公设备,以便通过提高员工的工作舒适度来实现工作效率的提升。
 
简单来说,工效学研究的是人、机器、环境在相互作用条件下,如何使人的健康、安全和舒适等达到****化,从而****限度提高工作效率。
 
人、机器、环境三者之间是联动的关系,其中一个因素的变化,必然导致其余两个因素发生相应的改变。目前,对于大多数管理者而言,管理的实现,更多依靠的是技术手段,例如引入信息管理系统。如果管理模式发生改变,技术手段也会发生相应变化——但在这个过程中,管理者往往容易忽视办公(工作)环境的支撑作用。
 
你的办公环境如何?
 
有人做过实验,如果一个人每8分钟被打断一次,写一篇文章就永远也完不成。因为人从构思到提笔,正好是8分钟的时间。有调查显示,能帮助员工出色完成工作的最重要环境特质,就是不受噪声和其他视觉、听觉等因素的干扰,从而能够集中精力工作。
 
当然,除了噪声,影响办公环境的因素主要还包括以下几个方面:微气候(包括温度、湿度、气流速度)、视觉(包括照明和色彩)、人际间的沟通模式等几个方面。
 
在以上所有因素中,人际间的沟通模式是最为重要,也是目前很多管理者并没有意识到的。
 
如何衡量一家公司办公环境的优劣?
 
从宏观上来讲,在于人、机、环境之间是否达到了****的匹配度,从而实现管理效率的提升。评价一家公司的办公环境优劣,并不在于办公面积的大小、设施是否高档,设备是否齐全,而应该更多地着眼于办公环境是否能更好地服务于人,是否能够与公司的业务流程、沟通模式、工作性质相匹配,最终实现工作效率的提升。
 
从微观上来讲,管理者需要依据公司员工的工作任务类型来评判。员工所从事的是认知型工作,运动型工作,还是社交型工作?办公环境的设置是否能够很好的满足工作类型的需求?具体的评判,可以从主观和客观两方面来看,主观即指员工的满意度,客观指的是员工的作业绩效。
 
打造“第三种办公空间”
 
事实上,办公空间的变化与企业沟通模式的变化密切相关,随着创造型知识经济的兴起,企业开始提倡集体协作的精神,人与人之间交流的需求开始逐渐增大,办公空间经历了从封闭式、开放式到景观式办公环境的变化。
 
传统的封闭式办公环境等级森严,管理者的办公室往往在幽深的走廊尽头。这种模式主要适用于单独工作、人际之间沟通较少的工作类型。优点是私密性好,受到外界的干扰比较少。
 
随着人与人之间沟通需求的增多,开放式的办公环境开始替代封闭的独立办公室。办公室之间的这堵墙就被打破了,带来的弊端就是私密性低,容易受到相互之间的干扰。
 
目前又出现了第三种办公空间,叫景观式的办公布局,这最早是由德国人提出来的,以群体办公为代表,大的办公空间被植物、屏风、家具分割开来。
 
景观式办公空间是一个大的发展趋势,人们既有共同空间、高空间利用率,同时又相对独立,且管理者可以根据企业的发展、工作内容的变化,对空间进行随意的调整,使得空间布局更加柔性化。
 
在景观式办公环境里,管理者无论怎样调整格局,最重要的原则是:其环境必须和团队成员之间交流的频繁程度、业务流程上的沟通需求相匹配。
 
我们曾为北京铁路局做过一个“客运专线调度所人机环境研究”项目,主要研究调度室里的办公环境,其中一个内容就是对调度室的座位布局进行设计。
 
调度室由很多座位组成,这些座位如何分布排列,则关系到工作效率。调度室一共有车、机、电等七个工种。进行机车调度的时候,各个工种之间都需要进行沟通交流。但事实上,工种与工种之间交流的密切程度是不一样的,并且每一个区域负责的铁路线的条数也不一样。当时,我们通过计算各个工种之间的交流量,并依据工效学原则来决定是按照铁路线路布局,还是按照工种进行布局。
 
用办公环境启动“流程改造”
 
办公环境的合理性会影响流程的质量与效率。改善办公环境,提高效率,已经成为企业健康发展的一个战略性要素。离开良好的办公环境支持,纵有****的战略、高效的流程、先进的技术,也难以对公司的效率与效益提升有所帮助。
 
事实上,管理者要想改善自身的办公环境,必须从管理的真正需求出发,而不是盲目对某些单独要素进行无关痛痒的改变。
 
新加坡某大型银行为了提高客户满意度和员工工作效率,决定实施业务流程的改造。该银行曾在其国际结算部门,实施过与业务流程改造相配合的办公环境调整项目。
 
管理层通过重新安排信用证申请、开立、复核、二审、终审等业务环节的座位布局设置,并配合以电脑终端的合理布线与办公自动化系统的优化,大大提高了信用证业务的工作效率,缩短了客户服务周期,获得了不错的市场反馈与业绩提升。
 
不同办公环境适合不同绩效考核
 
另一方面,办公环境也要能够支撑管理者相关的绩效考核方式。
 
绩效考核方式的不同,原则上所要求的办公环境布局也就不一样。如果公司的绩效考核是以个人业绩为基础的,员工之间的工作范围边界是十分清晰的、各员工的绩效是没有关联的,如果某一个员工的客户找上门来,在开放的办公环境中,就会对其他员工的绩效造成影响。那么,封闭式的办公环境设计更有利于降低干扰、高效地完成工作。
 
另一种绩效考核的模式是以团队为准,整个团队的绩效决定团队成员的工资和薪酬。同样一个客户找上门来,如果负责这个客户的员工恰巧不在,那团队的其他成员都有责任接待这个客户,因此开放式的环境更利于团队作战。
 
管理模式的改变,势必体现在办公的环境上。目前,部分企业引进了目视管理技术。比如说色彩编码,这些也都需要在办公环境设计中加入工效学原则和标准的考虑。
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